KNIHOVNA  evidence knih a učebních pomůcek verze 1.xx

K ČEMU PROGRAM SLOUŽÍ 
Program slouží k naturální (kusy) a účetní (Kč) evidenci knih a učebních pomůcek (modely, videokazety, diapozitivy, časopisy, mapy atp.). Pro jednoduchost dále budeme všechny tyto předměty označovat pojmem TITUL. 

Program umožňuje prezentaci evidovaných titulů v různých kombinacích

Pokud bychom chtěli funkce programu graficky znázornit, tak by to bylo asi takto

speciální akce v nabídce “Obsluha - Import dat”, kdy lze načíst vybranou skupinu karet z programu DROBNOSTI (například knihy a učební pomůcky) do programu “Knihovna”, jejíž konstrukce a funkce  více odpovídají principům evidence těchto věcí. 
evidence začíná nákupem nového dosud neevidovaného titulu - příjem nového titulu, respektive dokoupením nových kusů titulu, který již máme evidován - doplnění titulu, z příjmů vyplývá stav nákupů       - co, od koho, jak, kdy a za jakou cenu jsme získali,
výpůjčky titulu- co si kdo půjčuje - z toho je stav výpůjček      - co, kdo má půjčeno,
návratky titulu - co, kdo vrací - z toho vyplývá stav návratek - co, kdo, kdy vrátil,
vyřazení titulu -  co, kdy a proč se vyřazuje - likviduje   
z vyřazení vyplývá stav vyřazených titulů-co,kdy proč a jak jsme vyřadili z evidence
ze všech pohybů 1, 2, 3 a 4 vyplývá aktuální stav - stav knihovny 
ze všech pohybů 1, 2, 3 a 4 vyplývá přehled o pohybu titulu v evidenci 

JEDNOTLIVÉ NABÍDKY 
	Základní menu  tvoří lišta 8 nabídek. Z nich se odvíjí další menu, které  vykonává konkrétní  činnosti. Konkrétní činnost volíte tak, že na ni najedete kurzorem (šipky, nahoru / dolu) a potvrdíte stiskem klávesy  <Enter> , respektive stisknete tzv. horkou klávesu , tedy zvýrazněné písmeno. Opustit podnabídky lze stisknutím klávesy ESC.

            

FUNKCE PROGRAMU 
	Jednotlivé tituly v evidenci jsou jednoznačně identifikovány Evidenčním číslem titulu. To je zkonstruováno ze dvou částí: XX ZZZ. První dvě číslice XX označují logickou skupinu titulů a zbývající tři číslice ZZZ jsou pořadovým číslem v rámci skupiny titulů. Logická skupina rozděluje účelově tituly podle libovolných hledisek, např. druhů (knihy, modely, diapozitivy, časopisy, mapy), žánrů (učebnice, beletrie, právní předpisy), umístění (knihovna – přízemí, kabinet biologie, místnost č. 5) nebo jejich kombinací (modely – kabinet biologie, beletrie II. – knihovna č. 1, učebnice – obor řezník) apod. Počet skupin je maximálně 99 a v každé skupině je pak maximálně 999 titulů. K vytvoření skupin slouží nabídka programu “Číselník - 6.Skupiny titulů” nebo “Zařazení - Nový titul do evidence knihovny”. Podle skupin a titulů v nich se provádí rovněž inventura knihovny.
1. Zařazení nového titulu do evidence knihovny
Vlastní zařazování se provádí prostřednictvím jednotlivých příjmů do knihovny, buď příjmem titulu nebo doplněním množství již evidovaného titulu ve volbách programu: 
•	“Zařazení - Nový titul do evidence knihovny”  - zápis nového titulu, který jste získali do evidence. Kromě plného popisu vlastního titulu zadáváte také údaj o příjmu (kolik kusů, za kolik Kč, jakým způsobem, od koho a kdy). 
•	“Zařazení - Doplnění již evidovaného titulu”- nákup titulu, který již v evidenci máte zařazen. Pokud doplňujete evidovaný titul za jinou cenu než byla dosud v evidenci, program automaticky spočítá průměrnou cenu a eviduje stav knihovny v těchto průměrných cenách, zatímco pro jednotlivé příjmy eviduje stále reálnou nákupní cenu. Údaje o dodavateli, datum zařazení, druh a doklad o zařazení převezme do evidence stavu knihovny z příjmu titulu. 
•	Chcete-li příjem titulu stornovat, pak tak učiníte ve volbě “Zařazení - Storno chybně zapsaného příjmu”.
2. Výpůjčka a návratka
Výpůjčka z  knihovny se realizuje v nabídce programu “Změny - 1.Výpůjčka z knihovny” a je samostatně evidována na subjekt výpůjčky. Subjektem výpůjčky je vždy odpovědný pracovník a volitelně třída a učební obor. Součástí výpůjčky jsou kromě data výpůjčky a údajů o titulech a vypůjčeném množství jednotlivých titulů také jméno knihovníka a pracovníka, který fyzicky půjčené tituly převzal. Jedna výpůjčka je identifikována subjektem výpůjčky a rovněž pořadovým číslem výpůjčky, které se automaticky zvyšuje a je vždy realizována pouze za jeden subjekt (jeden pracovník). Výpůjčka ovlivní evidenci aktuálního stavu knihovny, tedy jednotlivá množství titulů přítomných v knihovně (volných) automaticky přepočítá a v souladu s výpůjčkou aktualizuje evidenci vypůjčených.
Návratka do knihovny se realizuje v nabídce programu “Změny - 2.Návratka do knihovny”. Je identifikována pořadovým číslem návratky a je samostatně evidována na pracovníka, který fyzicky tituly evidované na jednotlivé subjekty vrátil. Jedna návratka může obsahovat určitá množství vrácených titulů od různých subjektů, tj. pracovníků, resp. tříd, oborů v tom případě, že při zápisu návratky vyberete jako odpovědného pracovníka všechny pracovníky, resp. všechny třídy, obory. Po zápisu návratky se aktualizují stavy v souladu s výpůjčkou v evidenci aktuálního stavu knihovny i v evidenci vypůjčených titulů.
3. Vyřazování titulů z evidence
Určité množství jednoho titulu vyřadíte ve volbě programu “Vyřazení - Jednotlivý titul”. Množství vyřazovaného titulu je limitováno aktuálním stavem knihovny, tzv. volných, nikoliv vypůjčených (jak, kdy, proč vyřazujete). Stav přijatých minus stav vyřazených se rovná celkovému stavu knihovny. Volba programu “Vyřazení - Hromadné vyřazení” nabídne seznam aktuálního stavu všech titulů v evidenci a můžete vyřadit libovolné množství libovolného počtu volných titulů. Případný druh a doklad o vyřazení nebo popis je pak zapsán ke všem vyřazovaným titulům.
4. Opravy
Opravu údajů evidovaných titulů v evidenci knihovny lze provést několika způsoby:  
•	ve volbě programu “Zařazení - Oprava chybně zapsaného příjmu” můžete opravit buď všechny údaje vyjma těch, které se týkají vydavatele, vydání a roku vydání a počtu stran v případě, že se jedná o příjem titulu nebo jen údaje o množství a celkové ceně, pokud se jedná o doplnění titulu. Cena za kus je pak automaticky přepočítána na průměrnou cenu ze všech jednotlivých příjmů.
•	v nabídce “Změny - 5.Oprava titulu v evidenci” můžete opravit všechny údaje vyjma údajů o množství a ceně evidovaných titulů. 
•	opravu a doplnění údajů pro více titulů najednou lze provést po předchozím nastavení výběru opravovaných záznamů v seznamu evidovaných titulů pomocí nabídky “Změny - 6.Převody a hromadné změny - 6.Hromadná oprava a doplnění titulu”. Údaje opravíte buď jednotlivě přímo v tabulce nebo hromadně pro všechny záznamy, které předem označíte hvězdičkou. 
•	přeřazení vybraných titulů z jedné skupiny do druhé provedete ve volbě programu “Změny - 6.Převody a hromadné změny - 5.Změna skupiny titulů-přeřazení”. Hvězdičkou označené tituly z převáděné skupiny budou zařazeny v nové skupině vzestupně od prvního volného pořadového čísla ve skupině, kam záznamy převádíte.
Všechny provedené změny v evidenci titulů se automaticky promítnou do evidovaných souborů a pro všechny takové změny se automaticky vytváří změnový soubor, který lze samostatně prohlížet a tisknout ve volbě programu “Prohlížej - Ukaž změny u titulů”.
5. Prohlížení, výběry, tisky
Ze všech evidovaných údajů můžete vybírat jen určité, ty sumarizovat, třídit a prezentovat na obrazovce i tiskárně v nabídce programu Prohlížej. Nejdříve vyberete co chcete prezentovat, potom můžete prostřednictvím nabídek redukovat prezentaci údajů podle předem zadaných hledisek výběru. Pomocí funkčních kláves dosáhnete potřebného uspořádání vybraných údajů pro rychlé získání potřebných přehledů.
6. Převody vypůjčených titulů
Selektivní převod vypůjčených titulů a množství z jednoho pracovníka na jiného provedete ve volbě programu “Změny - 6.Převody a hromadné změny -1.Převod z pracovníka na pracovníka”. Hvězdičkou označené záznamy a uvedená množství budou převedena na nového pracovníka. Program zpětně neprovádí opravu jednotlivých výpůjček titulů! Analogicky lze provést převod titulů pro jednotlivé třídy nebo obory. V takovém případě nedojde ke změnám odpovědných pracovníků. Současný hromadný převod vypůjčených titulů pro více, maximálně 14, pracovníků (tříd, oborů) najednou provedete v nabídce “Změny - 6.Převody a hromadné změny - 4.Hromadný převod mezi pracovníky”. Při tomto převodu dojde ke změnám veškerého množství půjčených titulů jednotlivých pracovníků automaticky a bez možnosti uvést převáděné množství.
Stejného výsledku dosáhnete zápisem návratek a nových výpůjček. Výhodou tohoto postupu je, že stavy výpůjček a návratek budou odpovídat skutečnému stavu.
7. Inventurní soupisy a jiné výstupy
Inventurní soupisy lze prohlížet a poté volitelně tisknout ve volbě programu “Výstupy - Inventurní soupisy”. Jsou v zásadě dvojího druhu. Inventuru, týkající se všech titulů v evidenci knihovny, lze prohlížet a tisknout podle titulů ve vybraných nebo všech logických skupinách a inventuru vypůjčených lze prohlížet a tisknout podle pracovníků, resp. tříd, oborů.
Vedle toho můžete prohlížet a tisknout předem definované přehledy pomocí volby “Výstupy - Výstupní sestavy”. Ty se týkají jak evidence všech zařazených titulů tak údajů z evidence příjmů a nebo jsou výběrem z více různých evidencí. Pro tituly, evidované na základě více příjmů a tituly, u nichž došlo k částečnému vyřazení množství, lze prohlížet a tisknout přehled všech příjmů (z evidence příjmů), všech vyřazení (z evidence vyřazených), příp. stornovaných (po likvidaci vyřazených), a také současný stav zařazeného titulu (z evidence stavu knihovny).
Text, který se opakuje u některých typů sestav na konci skupiny (např. Inventurní soupis za pracovníky) nebo na konci sestavy, můžete nastavit v nabídce programu “Výstupy - Nastav texty v sestavách”. Standardně jsou připraveny obecné texty pro jednotlivé typy sestav, které můžete v rámci daného maximálního rozsahu upravit a nebo se později vrátit opět k původním standardním textům.
8. Stornování – nenávratná likvidace nepotřebných záznamů
Likvidaci vyřazených titulů z evidence vyřazených provedete volbou “Vyřazení - Likvidace vyřazených” označením hvězdičkou u likvidovaných titulů ze seznamu všech evidovaných a vyřazených titulů. Volba “Změny - 7.Likvidace výpůjček, návratek”  umožní po případném výběru ze všech výpůjček a návratek zlikvidovat pouze neaktuální a nepotřebné záznamy pomocí jejich označení hvězdičkou. Stejně postupujete při likvidaci záznamů u změnového souboru v nabídce “Změny - 8.Likvidace záznamů o změnách”.
9. Převod karet z programu “Drobnosti” do “Knihovny”
V nabídce “Obsluha - Import dat”, si provedete načtení vybrané skupiny karet z programu “Drobnosti” (tu jste si dříve volbou “Obsluha - Export dat - Do Knihovny” umístili na přenosovou disketu či disk.). Vlastní zařazení provedete volbou “Obsluha - Import dat - 4. zařazovat údaje Drobností” . Importovaná data lze zařadit najednou či v dávkách. Důležitým krokem je označení, do které logické skupiny  budou jednotlivé ttituly zažazeny. To lze individuálně titul po titulu či hromadně (označené hvězdičkou).  Máte-li k převodu z “Drobnosti” do “Knihovna” mnoho karet, které byste chtěli zařadit do různých logických skupin, je možná vhodnější, vybrat pro export v “Drobnosti” jen karty jedné skupiny, ty exportovat na disketu, kterou pak v “Knihovna” importujete, hromadně označíte, že načtené tituly patří do jedné skupiny  a definitivně zařadíte do evidence. 
Je-li na kartě uveden pracovník, je rovnou vytvořena na titul pro tohoto pracovníka výpůjčka. Není-li, pak je titul zařazen v aktuální zásobě knihovny. 
EVIDOVANÉ ÚDAJE 
1. Příjmy- jednotlivé tituly se vkládají do evidence knihovny na základě příjmu titulu do evidence. Pro každý příjem se evidují tyto údaje:
Číslo příjmu	pořadové číslo zápisu příjmu	1-99999	automaticky	
Typ příjmu	příjem titulu nebo doplnění		automaticky	
Evidenční číslo titulu - XXZZZ	5 číslic, XX=číslo logické skupiny, ZZZ = poř.číslo v rámci log.sk.   program jej přiděluje automaticky	00001-99999	Povinný
automaticky pro sk.titulů	
Inventární číslo 	11 znakové označení 	11 znaků	nepovinný	
Titul	název titulu	50 znaků	Povinný	
Podtitul-téma	název podtitulu-tématu	50 znaků	nepovinný	
Autor	jméno autora	50 znaků	nepovinný	
Množství	přijímané množství	1 – 99999	Povinný	
Cena za jednotku	cena jednoho titulu	0,00–   999999,00	nepovinný	
Cena celkem	množství * cena za kus	0,00– 9999999,99	nepovinný	
Datum zařazení	datum,ke kterému byl titul zařazen	dd/mm/rrrr	Povinný	
Doklad o zařazení	zařazovací doklad (např. faktura)	10 znaků 	nepovinný	
Druh-kód zařazení	kód zařazení (číselník druhů)	2 znaky	nepovinný	
Dodavatel	název-jméno dodavatele	25 znaků	nepovinný	
Vydavatel	název-jméno vydavatele	25 znaků	nepovinný	
Vydání	pořadové číslo vydání	  5 znaků	nepovinný	
Rok vydání	rok, kdy byl titul vydán	0-9999	nepovinný	
Počet stran	počet stran titulu	0-9999	nepovinný	
Knihovník	jméno pracovníka v knihovně	20 znaků	Povinný	
Datum zápisu	datum z počítače	dd/mm/rrrr	automaticky	
Popis	poznámka k titulu	6 x 72 znaků	nepovinný	
2. Stav knihovny - celkový stav přijatých minus stav vypůjčených a vyřazených se rovná aktuálnímu stavu knihovny:
z příjmu  převzato : Evidenční číslo , Inventární číslo, Titul, Podtitul-téma, Autor,
Datum zařazení, Doklad o zařazení, Dodavatel, Druh-kód zařazení, Vydavatel, Vydání, Rok vydání, Počet stran, Knihovník, Popis	
Množství příjem	přijaté množství celkem	1-99999	dopočet	
Množství celkem	přijaté - vyřazené (ks) 	1-99999	dopočet	
Množství volné	celkem - vypůjčených (ks)	1-99999	dopočet	
Cena za jednotku	průměrná cena titulu / ks	0-999999,99	dopočet	
Cena příjem	součet cen všech příjmů	0-99999999,99	dopočet	
Cena celkem	ceny příjmů - vyřazených	0-99999999,99	dopočet	
Cena volných	množství v knihovně * cena / kus	0-99999999,99	dopočet	
Datum zápisu,opr.	Datum příjmu nebo poslední opravy	dd/mm/rrrr	automaticky	
3. Výpůjčky a návratky - lze rušit bez ovlivnění stavu knihovny.
z evidence knihovny  převzato : Evidenční číslo , Inventární číslo, Titul, Podtitul-téma, Autor, Cena za jednotku, Knihovník	
Číslo V či N	pořadové číslo výpůjčky či návratky 	1-99999	automaticky	
Typ pohybu	zda jde o výpůjčku nebo návratku		automaticky	
Množství 	půjčované, vracené množství	1-99999	zadané 	
Cena celkem	množství * cena za kus	0-99999999	dopočet	
Datum 	datum, ke kterému byl půjčen, vrácen	dd/mm/rrrr	zadané 	
Pracovník	číslo a jméno odpověd.pracovníka	5 + 20 znaků 	zadané 	
Osoba	číslo a jméno, kdo si  půjčuje či  vrací	5 + 20 znaků 	zadané 	
Třída	kód třídy	2 znaky	zadané 	
Obor	kód oboru	4 znaky	zadané 	
Datum zápisu	datum z počítače	dd/mm/rrrr	automaticky	
4. Vypůjčené tituly - mají subjekty (pracovník + třída + obor).
z evidence knihovny  převzato : Evidenční číslo , Inventární číslo, Titul, Podtitul-téma, Autor, Cena za jednotku, Knihovník
z výpůjčky převzato : Datum výpůjčky, Pracovník, Třída, Obor,	
Množství 	vypůjčené množství jednoho subjektu	1–99999	dopočet	
Cena	množství * cena za kus	0–99999999	dopočet	
5. Vyřazené tituly
z evidence knihovny  převzato : Evidenční číslo , Inventární číslo, Titul, Podtitul-téma, Autor, Cena za jednotku, Knihovník, Dodavatel, Vydavatel, Vydání, Rok vydání, Počet stran	
Množství	vyřazené množství za titul ke dni	1- 99999	zadané 	
Cena celkem	množství vyřazených * cena za kus	0- 99999999	dopočet	
Datum vyřazení	datum, ke kterému byl titul vyřazen	dd/mm/rrrr	zadané 	
Doklad 	vyřazovací doklad 	10 znaků 	zadané 	
Druh vyřazení	kód vyřazení (číselník druhů)	  2 znaky	zadané 	
Knihovník	jméno pracovníka v knihovně	20 znaků	zadané 	
Popis	poznámka k titulu	6 x 72 znaků	zadané 	

JAK S PROGRAMEM KOMUNIKOVAT 
Po zavolání programu, uvedení přístupového hesla se program prezentuje základní programovou nabídkou, která vyjadřuje základní okruhy činnosti uživatele. Další dílčí činnosti vyjadřují návazné nabídky.  Podrobnější práce v rámci nabídek zajišťují funkční klávesy <F1> až <F12>. Možnost jejich konkrétního použití je vždy na obrazovce uvedena i s vysvětlivkou  jejich funkce. 
Některé činnosti programu pak řídíte svými odpověďmi na dotazy programu. To znamená, že odpověď buď napíšete podle uvedených možností nebo zvolíte potvrzení předpřipravené odpovědi, protože vám vyhovuje. Během práce se také objevují na obrazovce upozornění programu, které vás informují například o nevhodně zvolené nabídce, nepřípustné činnosti, nepřípustném vyplnění údaje, fyzickém poškození dat a pod. Tato hlášení vždy rovněž obsahují návod, co byste měli dělat, eventuálně co musíte udělat, abyste mohli v práci pokračovat. Při nenávratných akcích (např. Roční uzávěrka, Obnova dat), kdy dochází k důležitým změnám v uživatelských datech, je na obrazovce stručný popis všech akcí, které nastanou, budete-li dále ve zvolené činnosti pokračovat. Poté máte vždy ještě možnost od zvolené činnosti upustit. 
Výběr z nabídek
Z programových nabídek vybíráte posunutím vysvíceného okénka šipkami nahoru, dolů a potvrzením výběru klávesou <Enter> nebo <Mezerníkem>. Další možnost je stisknutí zvýrazněného znaku v konkrétní nabídce. Při práci s myší je ukazovátko na zvoleném řádku. Potvrzení výběru se pak provádí stlačením levého tlačítka myši. 
Pokud vybíráte z nabídky číselníku, lze pro výběr použít  i klávesnici. Např. je-li seznam titulů setříděn abecedně a vy hledáte “Vojenské pakty“, stačí stisknout <V> a jste okamžitě na prvním titulu, který začíná na písmeno “V“  (např. Vánoční ozdoby). Pokud stisknete rovnou po sobě rychle dvě klávesy <V><O> pak  jste například na titulu “Voda - základ života“. Stisknete-li  <V> <O> <J>, pak jste na “Vojenská příprava“. Na vámi požadované “Vojenské pakty“ se již zcela pohodlně dostanete pomocí šipky. 
 POZOR! Pokud ale mezi jednotlivými stisky kláves uděláte časovou prodlevu, program to vyhodnotí, jako že od prodlevy hledáte znovu. Např. “VOJ   E“ pak vyhodnotí, že “E“ je nové vyhledání a najde “Ekologie“. Takže je lepší psát méně písmen, než celé názvy. 

Použití funkčních kláves
Funkční klávesy <F1> až <F12> jsou speciální klávesy na klávesnici (většinou nahoře), tedy nikoliv klávesa "F" a číslo. Tam, kde je lze použít, je jejich označení a funkce uvedena na obrazovce. Klávesy <F1> a <F10> jsou v celém programu stabilní a vždy dělají stejnou činnost. Činnost ostatních  kláves je dána konkrétní nabídkou programu. Jejich nejčastější použití je ale toto:
•	<F1> - nápověda, číselník (je-li kurzor v příslušném vyplňovaném okénku),
•	<F6> - tisk zobrazeného přehledu,
•	<F9> - setřiď seznam podle údaje, na kterém stojí kurzor nebo nabídni třídící kritéria,
•	<F10> - KALKULAČKA - pomocí této klávesy si vyvoláte na obrazovku  jednoduchou kalkulačku. Její ovládání je na obrazovce uvedeno a lze ji vyvolat kdykoliv v programu),
•	<Ctrl><i> - současné stlačení 2 kláves = zobrazí techn.informace o stavu programu. 
	
Odpovědi na dotazy
Nabídka s dotazem  -  Je nejčastější způsob komunikace, kdy se  program dotáže na nějakou skutečnost, nabídne možné odpovědi  a Vy si jen musíte vybrat, a to buď pomocí posunu kurzoru  a potvrzením stlačením <Enter>, či za pomoci horké klávesy tak,  jak je to ostatně nabízeno ve spodním rámečku nabídky.  Standardní volba je nabízena jako první a její klávesa je také  v závorce zobrazena velkým písmenem.

Zápis - vyplňování údajů
Jedná se o nejčastější způsob, jakým zadáváte do programu požadované údaje. Princip je takový, že program zobrazí krátký popis o jakou hodnotu se mu jedná, a k tomu vytvoří okénko, barevně odlišené od pozadí.  Do okénka zapisujete pomocí klávesnice. Zásadní rozdíl je mezi zápisem hodnotovým (Kč a množství) a zápisem textovým (vše ostatní).
•	hodnota (Kč) - zapisujte od začátku okénka, zásadně jen číslice  a případnému oddělení desetin používejte desetinnou tečku.  Nejlépe v tomto případě psát numerickou částí klávesnice (musí  svítit tlačítko Num Lock na klávesnici)
•	ostatní údaje - zapisujte opět od začátku okénka (připomeňte si  funkci klávesy <Insert> - přepínače režimu vkládání a  přepisování).  Zapíšete-li tolik znaků, že se vyplní celé okénko, program  automaticky kurzor přemístí na následující okénko, popřípadě  pokračuje ve zpracování. Zadáte-li jen část znaků, musíte  stlačit Enter, aby program věděl, že jste ukončili vyplňování údaje. Každý údaj má omezenou délku. 

Klávesy <Enter> , <Esc>
Klávesa <Enter> plní funkci výběru (při volbě z nabídky), potvrzení odpovědi, ukončení vyplňování údaje (např. názvu) apod.
Klávesa <Esc> plní funkci předčasného ukončení vyplňování. Předčasné ukončení znamená, že některé údaje jsou přeskočeny a program již nevyžaduje jejich potvrzení. Jak se dále program zachová záleží vždy na konkrétní situaci. Pokud jste přeskočili povinné údaje, pak vás o tom bude program informovat a požadovat jejich doplnění. Dále klávesa <Esc> slouží k opuštění prohlížení zobrazeného přehledu nebo k opuštění podnabídky a návratu na vyšší nabídku.

ARCHIVACE DAT
Archivace dat je jednou z nejdůležitějších činností programu i každého uživatele.  Při práci s programem má uživatel možnost ovlivňovat svými údaji tzv. pracovní soubory. To znamená vlastně originály všech zápisů.  I v běžném životě si každý odpovědný člověk neschovává jen originály nejdůležitějších dokladů. Většinou si pořídí jednu nebo více kopií. To vše pro předem nečekané nepříjemné situace, kdy by mohl o originály přijít.  Je tedy nutné, aby se podobně choval uživatel i k důležitým automatizovaným záznamům.

Automatická do záložního adresáře "ZALOHA" 
Tuto archivaci provádí program automaticky při regulérním  ukončení programu. Tato archivace se neprovede, pokud se program ukončil  neregulérně (např. při výpadku proudu).  Jinými slovy to znamená, že v adresáři ZALOHA je vždy uložen  poslední stav, kdy data byla v pořádku a program byl regulérně  ukončen přes nabídku “Konec - Ukončení práce” a návrat zpět do  operačního systému.

Archivace na disk do adresáře "ARCHIV" 
Provede se kdykoliv  uživatel zvolí nabídku “Obsluha - Archivace dat  - 3. na  disk”. Program sem opět uloží kopii všech dat do adresáře “ARCHIV“. 

Archivace na disketu 
Je bezvadné, že si můžete  zajistit celkem dvě kopie dat do počítače, každou na jiném místě. Ale čert nikdy nespí a proto, když nám do rána počítač ukradnou, není nám žádná z nich nic platná. Je totiž fuč i s počítačem. Proto je důležitá následující akce.
Archivace na disketu je vlastně pořízení bezpečnostní kopie dat mimo počítač. K této práci tedy potřebujeme nejen počítač, ale i diskety a to samozřejmě naformátované. Jinak je to práce jednoduchá. V nabídce “Obsluha - Archivace - 1. na disketu A: /  2. na disketu B:”. Při zvolení této nabídky a vložení diskety pořídíte kopii všech dat.  
Program automaticky nemaže disketu před archivací. Přepisuje soubory stejného jména. Archivaci na disketu dělejte vždy, kdykoliv jste vložili do programu  tolik nových dat, že byste v případě nějaké havárie práci nechtěli opakovat. Uvědomte si, že v případě vážné poruchy vašeho počítače, máte k dispozici distribuční diskety s programem a data na disketě jen taková, kdy jste si naposledy data archivovali.

Obnova dříve archivovaných dat 
Obnova dat znamená, že pracovní soubory jsou přepsány daty z archivace. Z jaké to už záleží na vás.  Tuto akci provádíte ze dvou důvodů. Buď došlo skutečně k poškození pracovních dat a je nutné se vrátit k poslednímu správnému stavu, nebo se z vlastního rozhodnutí chcete vrátit k předchozímu stavu a poslední práci provést znovu. Program umožňuje několik řešení. Při každém z nich vám před definitivním přepsáním pracovních dat ukáže, kdy byl vytvořen archivní soubor a jaké rámcové údaje obsahuje. Vy se pak můžete rozhodnout, zda údaje načtete nebo činnost přerušíte. To je dobré vždy, protože se alespoň přesvědčíte o tom, čím si pracovní soubory přepíšete a z kterého období (datum) jsou tyto údaje. Činnosti k obnově dat jsou v nabídce “Obsluha - Načtení dat”.