archivované materiály
- zápis a evidence materiálů, které byly uloženy do archivu
- materiály jsou identifikovány evidenčním číslem, které je přidělováno automaticky jako pořadové číslo zápisu do evidence
- povinné údaje: Název, Skupina, Datum vzniku materiálu a Datum návrhu na skartaci (dle vzniku a lhůty ve skupině materiálů)
- Název - o jaký materiál se jedná
- Skupina materiálů (číselník = např. faktury, mzdové listy, dopisy z KÚ, atp.
- Datum vzniku materiálu - kdy ten materiál vznikl (např. faktura vznikla 1.1.2005)
- Datum návrhu na skartaci (kdy by se to již mohlo skartovat - dle vzniku a lhůty ve skupině materiálů)
- nepovinné údaje:
- doplňující popis k materiálu
- autor materiálu (kdo jej vytvořil)
- číslo jednací (například na oficiálních dopisech z KÚ)
- počet stran
- formát materiálu (např. A4 apod.)
- zdroj materiálu (číselník = např. KÚ, FÚ, dodavatelé, rodiče)
- datum uložení do archivu (kdy se to fyzicky umístilo)
- archivní prostor (číselník = např. účtárna, sklep, archiv č.1 atp.)
- uložil do archivu (jméno pracovníka)
- popis (6x78 znaků postupně doplňovaná poznámka - vývoj)
- zaevidoval (jméno pracovníka, který zapsal tuto informaci do evidence)
skartace
- zápis o provedení skartace konkrétního materiálu
- můžete označit, že materiál, který máte evidován jako archivovaný byl skartován, nebo rovnou
zapsat informaci o skartování materiálu, který jste dosud v evidenci nebyl
- povinné údaje: údaje jako u archivovaného materiálu + Datum skartace (kdy byl materiál skutečně skartován)
- nepovinné údaje: údaje jako u archivovaného materiálu +
- číslo jednací skartace
- způsob skartace (číselník = např. rozřezání, spálení apod.)
- skartaci navrhl (pracovník)
- skartaci schválil (pracovník)
- datum schválení (kdy byla skartace schválena)
- skartaci provedl (pracovník - kdo to skutečně zlikvidoval)
- datum skartace (datum skartování materiálu - provedení skartace)
- datum zaevidování skartace (datum vložení do evidence skartace)
termín skartace
- v číselníku skupin materiálů musí být nastavená LHŮTA skartace, tedy po jakou dobu (roky, měsíce, dny) musí být takový materiál archivován
- lhůta je dána příslušnými zákony a uživatel si ji může v číselníku aktualizovat pod novelizací zákonných norem
- podle datum vzniku materiálu a nastavené lhůtě ve skupině materiálů se předvyplní datum návrhu na skartaci
- toto datum lze opravit podle vaší úvahy
upozornění na možnost skartace
máte-li evidovány archivované materiály, program vás automaticky upozorní na ty, kterým se naplnil termín a mohou být skartovány
prohlížení, výběry, četnosti, tisky
- z evidovaných materiálů lze vybírat, vyhledávat v nich údaje, sumarizovat, třídit je a následně prezentovat a tisknout
- systém nabídek a funkčních kláves umožňuje nastavení libovolného výběru pro prezentaci, přepínání mezi kartovým a řádkovým zobrazením
- program eviduje všechny provedené změny, které pak také dokáže prezentovat, sumarizovat, vybírat a tisknout
- navíc si uživatel může sestavit své vlastní sestavy, které si uloží a později je může využít
uživatelské sestavy
Uživatel může definovat své vlastní sestavy a tabulky. Postupně zadává:
- které z evidovaných údajů chce v sestavě prezentovat
- kolik znaků z té, které položky chce prezentovat (je-li to možné, jsou mu nabízeny alternativy : např. název 5 - 40 znaků)
- pořadí údajů v sestavě (zleva doprava)
- případně může změnit záhlaví (popis položek - např. místo NAZEV - Popis majetku)
- případné zvýraznění údajů při tisku (tučný tisk)
- způsob setřídění prezentovaných majetků (například podle ceny)
- jak se mají údaje prezentovat - zda jen prostý výpis či výpis+ sumář
- je-li sumář - pak za který (které) údaj se provádí
- uloženou sestavu může uživatel kdykoliv znovu vyvolat a prezentovat díky ní aktuální stav dat
Zavřít